optimizar la contabilidad

El departamento de contabilidad de una empresa es el que necesita una mayor cantidad de recursos y es que, no solo es una de los más importantes de la empresa, sino que hay una gran cantidad de tareas que requieren de comprobación y gestión manual de la documentación. Estas tareas manuales solamente ralentizan todos los procesos, agotan recursos económicos y, por ende, disminuyen la eficiencia de la empresa. Teniendo en cuenta que procesar las facturas manualmente es la principal causa de retraso en el pago, pérdida de documentos y errores contables, implantar un ERP como Vuzoon es esencial. Con esta herramienta, no solamente podremos automatizar y optimizar la contabilidad y el proceso de gestión de facturas, sino que también tendremos más seguridad a la hora de compartir cualquier tipo de documentación.

¿Qué es Vuzoon? Optimizar la contabilidad de tu negocio

Vuzoon es una herramienta de intercambio de documentos electrónicos que te ofrece una mayor agilidad a la hora de enviar y recibir tus facturas, así como gestionarlas y hacer su seguimiento. Se trata de una solución diseñada con el fin de acabar con los problemas de facturación y conseguir una mejor gestión de los recursos económicos de la empresa. Del mismo modo, permite a los usuarios acceder a toda la documentación del negocio a tiempo real y desde cualquier lugar: no será necesario estar en el despacho para consultar nuestra información, sino que solamente deberemos acceder a nuestro buzón con las credenciales que hayamos generado previamente. Sin embargo, Vuzoon ofrece muchas otras funcionalidades que te permitirán por ejemplo crear una factura y anticipar su cobro de forma rápida y sencilla.

Crear y enviar tus facturas con Vuzoon: automatiza y haz un seguimiento de tus facturas

Vuzoon es una herramienta que nos ofrece una gran cantidad de opciones y de funcionalidades cuando hablamos de la creación de las facturas, así como el envío o recepción de facturas. Además, al ser una herramienta de intercambio de documentación electrónica, la información de nuestros negocios estará más segura, ya que está siempre custodiada en servidores, y un fallo informático no nos hará perder

Crea, comparte y envía tus facturas con Vuzoon

Lo más destacado de Vuzoon a la hora de crear nuestras facturas es que disponemos de una gran cantidad de opciones que nos permitirán hacer facturas más precisas y personalizadas.

Las facturas no son siempre las mismas y deben contener conceptos muy variados que no siempre encontramos en los programas de facturación. A veces, tenemos la necesidad de hacer facturas rectificativas, con retención, facturas de compra sin IVA a particulares o de bienes de segunda mano, etc. Con Vuzoon, no vamos a tener este problema, pues incluye la opción de añadir todos estos conceptos, a la vez que ya incluye los porcentajes a aplicar; de este modo, la persona responsable de la creación de facturas solo deberá seleccionar el que es de aplicación. No tendremos la necesidad de estar pendientes de la actualización de los tipos, pues Vuzoon se actualiza constantemente. Así pues, con Vuzoon tendremos la opción de automatizar las facturas y personalizarlas tanto como necesitemos.

Otra ventaja de usar Vuzoon es que nos permite compartir nuestras facturas rápidamente y de una forma muy segura. Para acceder a la información de nuestro negocio, deberemos hacerlo a través de las credenciales personales. Además, al registrarnos como usuarios, deberemos validar nuestra identidad con un DNI electrónico o certificado digital. Nuestros clientes, por su parte, deberán hacer lo mismo. De este modo, cuando ponemos una factura a disposición de nuestros clientes, esta será únicamente accesible si se ha acreditado como tal.

Por último, también es muy importante destacar que, una vez generado hecho nuestras facturas, las podremos descargar en varios formatos, modificarlas, etc. Con ello, lograremos un mayor control sobre ellas y podremos evitar problemas con los plazos de pago.

Seguimiento de tus facturas a tiempo real

Hacer el seguimiento de las facturas, cuando las enviamos por correo electrónico, es muy difícil. No hay manera en la que podamos saber si la factura se ha recibido correctamente o bien si se ha quedado en el filtro de spam de nuestro cliente. Por ello, no es de extrañar ver pagos atrasados o facturas perdidas. Con Vuzoon, no vamos a tener este problema, ya que nos permite hacer un seguimiento de estas.

Desde nuestro panel de facturación, podremos ver las facturas que se han generado y ver su estado. Hay tres estados diferentes por los que puede pasar nuestra factura:

  • Pendiente: es el estado por defecto y aparece cuando se ha hecho el envío de la factura; es decir, desde el momento en el que esta pasa a estar disponible para el cliente.
  • Validada: cuando nuestra factura está validada, quiere decir que nuestro cliente la ha aceptado y ha sido validada.
  • Rechazada: cuando nuestro cliente, por el motivo que sea, ha rechazado nuestra factura y esta debe ser modificada, por ejemplo, de acuerdo con las instrucciones de nuestro cliente.

Con estos campos, podremos saber, en tiempo real, el estado de nuestras facturas y si están aceptadas para el pago. Así, evitamos retrasos con los pagos o que nuestro cliente no reciba la factura.

Seguridad contra ataques informáticos como el phishing

El acceso a la información confidencial por personas no autorizadas es uno de los mayores problemas con el que nos encontramos las empresas.

Al usar aplicaciones de terceros, como puede ser el uso de un correo electrónico, propicia que esta documentación pueda ser interferida. Cuando esto sucede, los delincuentes informáticos pueden variar todos los datos que hay en ella. Los delitos más comunes son la obtención de documentación para utilizarla con fines no legales y el cambio de los números de cuenta en los que se deben realizar los pagos.

Con Vuzoon, evitamos estos problemas, pues nuestras facturas y cualquier otra documentación que hayamos subido al sistema no sale de ella: está accesible para aquellos a los que autoricemos, pero en ningún momento pasa por terceras manos.

Digitalización de facturas

La digitalización de las facturas es otra de las funcionalidades que nos ofrece Vuzoon para optimizar la contabilidad de nuestros negocios.

Recibir las facturas en formato PDF, o similar, a nuestro correo electrónico hace que debamos gestionarlas manualmente. Lo mismo ocurre cuando nos dan las facturas en formato papel. En estos casos, es necesario comprobarlas, validarlas, clasificarlas, archivarlas, etc.; una completa pérdida de tiempo y de recursos.

Con Vuzoon, las facturas que nos envían se pueden digitalizar en segundos gracias a la tecnología OCR que tiene incluida. Con esta tecnología, el sistema identifica los datos importantes y los integra al resto de la documentación de la empresa. De este modo, no solo mejoramos todo el proceso de gestionar las facturas recibidas, sino que también nos permite tenerlas en un mismo espacio para que sean fácilmente accesibles.

Facturas de compra, albaranes y presupuestos

Crear nuestras facturas, compartirlas y gestionar toda la documentación de la empresa no son las únicas funcionalidades que nos ofrece Vuzoon, sino que también podremos crear otros documentos como son los albaranes y los presupuestos. Del mismo modo, si los recibimos, también podremos digitalizarlos fácilmente para poder repercutirlos a la factura correspondiente.

Financiación desde Vuzoon

Con esta funcionalidad, los usuarios de Vuzoon tenemos la posibilidad de obtener liquidez inmediata. Desde el mismo programa, podremos acceder al servicio de abono de facturas por avanzado sin necesidad de presentar documentación como pueden ser avales, etc. El simple hecho de tener las facturas enviadas y validadas es suficiente para conseguir esta financiación. Con ello, evitamos tener que recurrir a bancos o empresas especializadas en el adelanto de los pagos, cuyos intereses suelen ser elevados y el proceso es bastante tedioso.

Recibe tus facturas con Vuzoon: evita tareas repetitivas, mejora la productividad

La misma seguridad de la que gozamos a la hora enviar la facturas, también la tenemos a la hora de recibirlas. Con Vuzoon, nuestros clientes nos las podrán enviar mediante el mismo programa, de modo que nosotros podamos validarlas o pedir las modificaciones que creamos necesarias. La seguridad y la agilidad con la que podremos llevar a cabo estos procesos son los mismos que en la creación de facturas y su seguimiento.

Gratuidad para siempre

Por último, es importante destacar que Vuzoon es una herramienta de facturación en la nube de lo más completa y gratuita para siempre.

A diferencia de otros programas similares, todas las funcionalidades que nos ofrece Vuzoon son gratuitas; no hay planes de pago ni suscripciones. Por ello, podremos disfrutar de una herramienta de lo más completa sin que esta suponga un coste para nuestra contabilidad.

La digitalización de las empresas es un proceso sumamente necesario a la hora de mejorar el margen comercial y aumentar la productividad y eficiencia. Con una herramienta tan completa como Vuzoon, podremos automatizar muchos procesos y hacer un seguimiento mucho más exhaustivo de nuestra documentación sin necesidad de invertir muchos recursos en ello.