Las facturas son el documento más generado por empresas y autónomos y es que se trata de la única manera en la que se puede justificar una operación comercial. Existen varios tipos de facturas, así como también una serie de campos e información que estas deben contener para poder ser consideradas válidas. Por ello, es fácil que se comentan errores a la hora de generar este documento, aunque también existen varios métodos con los que subsanar estos errores sin consecuencias para la contabilidad de la empresa.
¿Cómo anular una factura emitida por error?
De acuerdo con el Real Decreto 1619/2012, en el que se regula la naturaleza de las facturas, así como sus tipos y funciones, una factura nunca puede ser modificada ni eliminadas, ya que se trata de un documento vinculante registrado tanto en la contabilidad del emisor, así como en la del cliente y en Hacienda. Sin embargo, hay diferentes métodos por los que se puede subsanar este error: la factura rectificativa y la nota de crédito.
¿Cómo se anula una factura ya contabilizada?
Anular o eliminar una factura creada no es una opción cuando ya ha sido contabilizada. El procedimiento adecuado pasa por generar una factura que la rectifique o bien generar una nota de crédito.
Factura rectificativa
Una factura rectificativa debe cumplir con una serie de requisitos para que sea considerada válida. En el caso de que queramos modificar los datos identificativos, deberemos hacerlo añadiendo los datos correctos. Además, debemos especificar en el concepto de la factura el dato que se ha rectificado. Si, por el contrario, necesitamos rectificar el importe, deberemos hacerlo añadiendo el importe correcto y especificando, en el concepto de la factura, el motivo del cambio del importe. Además, es importante recordar que, en alguna parte de la factura, debe quedar claro de que se trata de una factura rectificativa.
Nota de crédito
Si optamos por rectificar una factura usando una nota de crédito, también deberemos seguir ciertos pasos para que sea considerada válida y correcta y hacerlo antes de haber declarado el IVA en la declaración trimestral. En este caso, simplemente deberemos copiar los datos de la factura ordinaria modificando el importe con el signo negativo.
¿Qué pasa si se anula una factura?
Cuando se rectifica una factura, tanto la original como la rectificativa, o la nota de crédito, deben quedar reflejadas en los libros de contabilidad. Además, cada una de ellas deberá ser numerada en una serie diferente; es decir, de manera que quede claro que se trata de una factura diferente a las ordinarias. Así pues, una anulación de factura acaba afectando todos los registros y movimientos contables de la empresa. Por ello, es necesario realizar bien el proceso: tanto el registro de la emisión de la factura original como el de anulación mediante el sistema que hayamos seleccionado deben quedar reflejados, así como también debe hacerlo el concepto que hay motivado la anulación.
¿Cuánto tiempo hay para anular una factura?
En el caso de anular una factura mediante una nota de crédito, el artículo 4 de la Ley 21398/2021, de 24 de diciembre, establece un período de 6 meses. Es decir, una nota de crédito se podrá emitir solamente dentro de los 6 meses posteriores a la emisión de la factura ordinaria. Sin embargo, en el caso de la factura rectificativa, esta puede ser generada dentro de los 4 años posteriores a la fecha de emisión de la factura original.
¿Por qué usar herramientas de facturación online?
Una de las mayores ventajas del uso de las herramientas de facturación electrónica es que se pueden evitar muchos errores y, por ende, la necesidad de crear facturas rectificativas o notas de crédito. Así pues, no solo evitan errores contables, sino que también permiten optimizar el tiempo dedicado a la facturación de la actividad.
Información identificativa automática
Para empezar, la mayoría de los programas de facturación en la nube ofrecen la información identificativa del proveedor con tan solo añadir su NIF. Con ello, los errores en estos datos ya quedan muy minimizados, por no decir anulados.
Numeración automática de las facturas
Además, con estas herramientas también se evitan problemas con la asignación de los números de factura, ya que lo hacen de forma automática. De este modo, no es necesario recurrir a la última factura para conocer el número que se debe dar a la nueva; el mismo programa ya asigna un número y la serie, es decir, si es ordinaria o bien rectificativa.
Evitar retrasos en los pagos
Por último, las soluciones de facturación en la nube, como puede ser Vuzoon, también permiten generar y compartir las facturas mucho más rápidamente, por lo que se puede proceder a su rectificación y evitar retrasos en el pago de ellas cuando sea necesario. Además, en el caso de Vuzoon, sus usuarios también tienen la posibilidad de anticipar los pagos de las facturas emitidas desde el mismo programa. Así, sus usuarios no verán afectado su flujo de caja ni limitadas sus operaciones comerciales.
Anular una factura es posible siempre que el procedimiento se haga de acuerdo con la legislación vigente y no solamente se elimine la factura. Sin embargo, esta práctica no es recomendable por el trabajo extra que genera, así como tampoco lo es a la hora de llevar unos libros de contabilidad bien claros. Por ello, evitar los errores es fundamental y con las herramientas de facturación en la nube es mucho más fácil.