Hacienda vuelve a avisar: los autónomos y los programas de facturación estarán bajo el foco de Inspección. Para ello, se aplicará la ya aprobada Ley 11/2021 de Medidas de Prevención y Lucha contra el Fraude Fiscal, así como el nuevo Real Decreto en desarrollo que acabará de definir los requisitos de los programas de facturación.
Requisitos de los programas de facturación: Ley 11/2021 y Proyecto de Real Decreto
En la mencionada Ley con el Fraude Fiscal, se establece la regulación sobre el uso de los programas de facturación, así como sanciones de hasta 50.000 € para aquellos que tengan implementados software de facturación de doble uso, hagan o no uso de ellos. Sin embargo, aún están por definir ciertos requisitos que estos programas deberán cumplir, así como la manera en la que se implementará el intercambio inmediato de información entre profesionales y la Agencia Tributaria, o entre esta y los consumidores finales que quieran compartir las facturas recibidas a tiempo real. Por el momento, y a la espera del desarrollo del nuevo Real Decreto, las herramientas de facturación deberán cumplir con los siguientes requisitos:
Registro de facturas
Todos los programas de facturación deberán generar un registro de facturación en el momento de emitir la factura o inmediatamente después de la prestación de un servicio o entrega de bienes. Además, será necesario que se puedan extraer todos los registros contables del propio sistema.
Integridad e inalterabilidad de los registros de facturación
Cualquier programa de facturación legal deberá garantizar la integridad de los registros de facturación; es decir, una vez se hayan insertado los datos, estos deben quedar protegidos y se debe poder asegurar que no han sido modificados. Tampoco se debe poder eliminar registro alguno, ya sea por parte del usuario, el propio sistema informático o dispositivo electrónico.
Trazabilidad de las facturas
Los registros de facturación deberán estar encadenados de manera que se pueda verificar su rastro. Para ello, el sistema informático deberá contener las funcionalidades adecuadas para que se pueda hacer un seguimiento de todas las facturas de una forma clara y precisa, así como fiable.
Interacciones con el propio sistema informático
Otro de los requisitos que los software de facturación deberán cumplir es que deben poder proporcionar un registro con todos los eventos efectuados a través de él. Es decir, este sistema deberá recoger de manera automática todas las interacciones con él: tanto las operaciones realizadas, así como los datos sobre los arranques y paradas del sistema.
Información tributaria separada de la información patrimonial
Por último, estos programas deberán poder garantizar la separación de la información confidencial de la información tributaria, de manera que la Agencia Tributaria pueda acceder a toda la información fiscal al momento.
¿Quiénes están obligados a usar estos programas?
Ante la duda sobre qué autónomos y empresas están obligados a utilizar este tipo de programas de facturación certificados, la Agencia Tributaria también es muy clara: todos los autónomos que deban emplear un sistema para emitir facturas deberán contar con uno de ellos. Es decir, todos aquellos que hagan uso de sistemas informáticos de facturación, aunque solo sea una parte del total de su facturación. Así, la Ley especifica los siguientes supuestos:
- Aquellos sujetos al Impuesto de Sociedades.
- Los sujetos que tributan por el impuesto del IRPF por desarrollar actividades económicas.
- Sujetos al IRPF de no residentes siempre que obtengan rentas dado un establecimiento permanente en el país.
- Todas aquellas entidades de atribución de rentas que ejerzan actividades económicas.
Por otro lado, la ley también contempla algunas xcepciones:
- Actividades que tributen bajo el régimen especial de la agricultura, la ganadería y la pesca evidenciado de acuerdo con la Ley del IVA.
- En aquellos casos en los que se dé por cumplida la obligación de generar factura mediante el uso de un recibo, a las que aplica el régimen de equivalencia y el simplificado donde no se expida factura alguna
- En determinadas entregas de energía eléctrica
- Las operaciones documentadas y realizadas desde establecimientos que se encuentren ubicados en el extranjero.
Con todo, queda claro que cualquier autónomo que deba o quiera tener un programa de facturación deberá contar con uno que cumpla con todos los requisitos establecidos por Ley. Además, debe permitir una comunicación abierta e inmediata con la Agencia Tributaria.
Obligaciones de los desarrolladores de programas de facturación
Los desarrolladores o entidades que creen y gestionen este tipo de programas deberán certificar que sus programas cumplen con todos los requisitos establecidos por la ya mencionada ley. Para ello, estos deberán hacer una declaración responsable en la que conste, por escrito y de forma visible, que el sistema y todas sus versiones cumplen con los requisitos establecidos. Además, dicha declaración deberá estar siempre actualizada y disponible, pues podrá ser solicitada por el cliente o la Agencia Tributaria en cualquier momento.
Comprobación de los requisitos de los programas de facturación
De acuerdo con la Agencia Tributaria, serán los desarrolladores los responsables de que sus programas cumplan con los requisitos establecidos por ley y, en caso de que estos no se cumplan, será el mismo desarrollador el que deberá responder ante Hacienda. Así mismo, esta administración está trabajando en una certificación para que empresas y autónomos puedan saber cuáles son los programas acreditados. Por ello, estos serán únicamente responsables de comprobar que el programa que usan disponga de dicha certificación.
Para obtener la dicha certificación, la Agencia Tributaria está trabajando en un modelo de certificado el cual, previsiblemente, se desarrollará a partir de septiembre, momento en el que se conocerán también más detalles sobre los requisitos técnicos que estas herramientas de facturación deberán cumplir.
Verificación de la Administración Tributaria
La AEAT también contempla una serie de acciones que se llevarán a cabo para verificar el cumplimiento de la obligación de dichos programas de facturación. Para ello, se contemplan varias acciones:
- Cualquier funcionario de la Administración podrá personarse en el sitio en el que se utilice un programa informático y acceder a todos los registros, así como a sus copias. Del mismo modo, también podrá acceder a las descargas del programa, a las contraseñas y cualquier otra clave de seguridad que se emplease dentro del programa sin importar su fin.
- También se podrá requerir, en cualquier momento, la copia de todos los registros de facturación que se hayan emitido desde este software.
- Los desarrolladores también podrán recibir requerimientos para comprobar que el software desarrollado y comercializado cumple con las especificaciones y los requisitos técnicos establecidos.
Modificación de los datos contenidos en las facturas
Los requisitos técnicos que deben ser aplicados a las herramientas de facturación llevan aparejada la modificación de los datos obligatorios que todas las facturas deben contener, especificados en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre. Así, esta modificación incluye los siguientes apartados:
Contenidos de las facturas ordinarias
Las modificaciones relacionadas con las facturas ordinarias y su emisión son las siguientes:
- Estandarización de los registros de facturación: todas las facturas deberán contener un código alfanumérico y un código QR.
- Las facturas emitidas desde estos programas deberán contener la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” siempre que el programa remita, automáticamente, los datos a la Administración Tributaria.
Contenidos de las facturas simplificadas
Esta modificación también afecta al contenido de todas aquellas facturas simplificadas, las cuales se usan en determinadas operaciones:
- Las series de estas facturas deberán ser completamente distintas a aquellas usadas en las facturas ordinarias.
- Estandarización de los datos incluidos en los registros de facturación.
Procesos sancionadores y cuantías aplicables
El incumplimiento de esta obligación será considerada grave y conllevará expedientes sancionadores y multas de hasta 50.000 euros para aquellos que hagan empleo o posean uno de los sistemas de doble contabilidad. Además, estas sanciones podrán ser incrementadas hasta los 150.000 euros en aquellos casos en los que se detecte ocultación de ingresos, o en los que los programas no cumplan con las especificaciones técnicas detalladas en el futuro Real Decreto.
Vuzoon: cumplimiento de la normativa
Vuzoon es una herramienta de facturación en la nube con la que autónomos y empresas podrán cumplir con las obligaciones en materia fiscal de acuerdo con los nuevos requisitos de los programas de facturación. Se trata de un programa en la nube, accesible en todo momento y que no requiere de ningún tipo de implementación, por lo que se adapta fácilmente a cualquier tipo de negocio.
La trazabilidad de las facturas
De acuerdo con los requisitos mencionados, Vuzoon ofrece ya la trazabilidad de las facturas. Con este programa, todas las facturas que se generan quedan dentro del sistema y no pueden ser eliminadas. Para evitar errores contables, esta herramienta ofrece un aviso a sus usuarios antes de incluir la factura en el que se recuerda que, una vez aceptada, la factura ya no podrá ser eliminada del registro. Así, cualquier documento que se genere dentro de esta herramienta quedará disponible para consulta en todo momento.
Integridad y legibilidad de las facturas
La integridad de las facturas, es decir, la no modificación de estas, es también otro de los requisitos con los que cumple Vuzoon. Una vez se ha generado una factura y se ha aceptado, por parte del usuario, su integración en los registros contables, esta no puede ser modificada por ninguna de las partes.
Requisitos de las facturas
Así como la integridad de las facturas queda asegurada, todas las facturas que se generan dentro de Vuzoon cumplen con los requisitos establecidos en el Real Decreto que regula la emisión de las facturas y los datos que estas deben contener. Para ello, el programa ofrece distintas numeraciones para las facturas ordinarias, las simplificadas y las rectificativas y las asigna automáticamente.
Actualizaciones constantes
Para adaptarse a las nuevas normativas y a los requisitos técnicos de estos programas, Vuzoon es una herramienta en constante actualización. De este modo, aquellos que quieran hacer uso de ella contarán con una herramienta certificada con la que evitar sanciones.
Verificación de la identidad de sus usuarios
Todos aquellos que se registren en Vuzoon deberán verificar su identidad en el proceso de registro mediante el uso de un certificado digital o de un DNI electrónico. Así, se evitan los fraudes relacionados con las suplantaciones de identidad.
Otras ventajas de Vuzoon para autónomos y empresas
Además de cumplir con los requisitos técnicos, Vuzoon también ofrece muchas otras ventajas a empresas y autónomos.
Anticipo de pagos y gratuidad de la herramienta
Una de las funcionalidades que más destacan de Vuzoon es la facilidad con la que se puede anticipar el pago de una factura. Para ello, solo será necesario crear la factura desde el mismo programa y acceder a esta opción desde el panel de control de usuario. Además, es un programa completamente gratuito, el cual no representa un sobrecoste para los usuarios.
Importación de documentación mediante OCR
Por último, merece la pena destacar que Vuzoon también tiene incluida la funcionalidad OCR mediante la cual se pueden importar documentos recibidos por otros medios. De este modo, empresas y autónomos contarán con un espacio en el que tener toda la información contable para agilizar todos los procesos de obligado cumplimiento en material fiscal.
Los programas de facturación de doble uso estarán aún más en el punto de mira de la Agencia Tributaria, así como todos aquellos autónomos y empresas que estén obligados a emitir facturas. Por ello, es importante que estos se vayan adaptando a la nueva normativa e integren programas de facturación certificados.