Obligaciones tributarias

Cuando hablamos de las obligaciones tributarias y estamos empezando de cero, es normal que nos sintamos abrumados por ello. Debemos aprender sobre los modelos para darnos de alta, sobre los modelos para declarar el IVA y el IRPF, y sobre otras obligaciones que deberemos tener en cuenta en función de nuestra actividad. Y, una de ellas, es la obtención del número VAT si vamos a tener relaciones comerciales con empresas de otros países miembros de la UE. Saber qué es y cómo conseguirlo es una prioridad a la hora de dar de alta correctamente nuestro negocio.

Obligaciones tributarias: ¿Qué es el número VAT y dónde se solicita?

El número VAT, a diferencia del NIF que casi todos conocemos, es un número de identificación de una empresa o de un autónomo que realiza operaciones con otros países de la UE. Se trata de un número tan necesario como obligatorio con el que podemos declarar nuestras operaciones sin necesitar soportar IVA alguno.

Pasos para solicitar y conseguir la asignación del VAT

Para conseguir el número VAT hay unos pasos que se deben seguir, pues no se asigna automáticamente cuando tramitamos el alta de nuestra actividad económica, a diferencia del NIF. Es, pues, una de las obligaciones tributarias básicas que debemos tener en cuenta.

Para conseguir nuestro número VAT, deberemos remitir una solicitud a la Agencia Tributaria de nuestra comunidad. Esta solicitud deberá ir acompañada de los documentos necesarios que acrediten la necesidad de este número, como pueden ser emails o facturas proformas que indiquen el inicio de las actividades intracomunitarias.

Para hacer llegar esta solicitud a la AEAT, los interesados disponemos de dos vías: online o presencial.

La solicitud online se efectúa directamente desde la web de la Agencia Tributaria. En ella, deberemos rellenar el formulario indicado, además de adjuntar toda aquella documentación que creamos justifica dicha necesidad.

Si optamos por la solicitud presencial, será necesario pedir cita previa para que un funcionario nos atienda. La documentación que debe acompañar a la solicitud es la misma que si lo hacemos online.

Una vez hemos remitido toda la información, un funcionario de la AEAT revisará la documentación y en un plazo de 15 días dictará resolución. Si se ha aceptado nuestra solicitud, se nos notificará, mediante notificación electrónica, el número que nos ha sido asignado y ya podremos empezar a operar con él. En caso contrario, se nos indicarán los motivos por los que se nos ha denegado y el plazo máximo que tenemos para realizar las alegaciones oportunas.

Normalmente, cuando una solicitud de VAT llega denegada es porque no se ha justificado adecuadamente la necesidad de dicho identificador.

Cómo se declara el IVA en las operaciones europeas

Una vez hemos empezado a trabajar con un país de la Unión Europea, seguiremos con las mismas obligaciones fiscales que teníamos hasta ahora. De hecho, seguiremos declarando el IVA trimestral y anualmente. La diferencia está en la manera en la que se presentan dichas declaraciones.

A la hora de presentar el modelo 303 del IVA trimestral, deberemos incluir nuestro número VAT, así como especificar qué facturas están exentas de IVA. Con ello, los sistemas operativos de la AEAT y sus funcionarios podrán corroborar la existencia de dicha exención. Con el modelo anual, sucede lo mismo. Deberemos incluir en él nuestro número VAT, así como todas las operaciones anuales en las que no hayamos cargado el IVA.

¿Por qué comprobar los números VAT en el registro VIES?

Cuando se ha asignado un número VAT a una empresa o autónomo, estos pasan a ser inscritos en el VIES. Se trata de un fichero en el que hay todas las empresas que disponen de dicho número y, por ende, con las que podemos trabajar.

Si empezamos a trabajar con alguna empresa dentro de la UE, es importante asegurar que esta empresa esté inscrita en este registro. De este modo, podremos estar seguros de que podremos declarar nuestras operaciones sin problema. Si la empresa no está inscrita en este registro, lo mejor será comunicárselo y evitar operaciones con ella hasta que se haya inscrito.

Vuzoon: te ayuda con tu contabilidad con VAT

Empezar a trabajar por cuenta propia o crear una empresa, como hemos dicho, puede generarnos muchas dudas que deberemos ir resolviendo. Una de ellas, además de las obligaciones fiscales y con Seguridad Social, es la gestión de nuestro negocio.

Para poder llevar la contabilidad al día, tenemos a nuestro alcance una gran cantidad de herramientas que nos hacen la tarea más simple. Y, una de ellas es Vuzoon.

Vuzoon es un programa de facturación en la nube con el que podremos acceder a los datos de nuestro negocio en cualquier momento. Registrarse es simple, pues solo deberemos registrarnos como usuarios y generar nuestras claves de acceso, las cuales deben ser únicas y confidenciales.

La ventaja de usar Vuzoon es que es completo y gratuito. No hay planes de pago trimestrales ni cuotas en función de las utilidades que usemos. Todas las funcionalidades están a nuestro alcance y son sin cargo para toda la vida.

Pero, lo más importante de Vuzoon es la seguridad que ofrece a sus usuarios a la hora de gestionar la documentación y compartirla con los demás. Sabemos que utilizar el correo electrónico no está exento de amenazas como el phishing o el spoofing, los cuales pueden acarrear problemas muy serios en nuestra relación con los clientes. Con Vuzoon, todo va directo desde el programa al cliente, sin que nadie pueda interferir ni modificar información alguna.

Como vemos, estar al día de nuestras obligaciones fiscales es algo fundamental si queremos evitar sanciones; por ello, es necesario estar al día de los cambios que se van introduciendo en las leyes o bien contar con un programa de facturación en la nube. Con él, todas las gestiones son más simples y, lo mejor de todo, es que se adaptan automáticamente a las variaciones de las leyes sin que nosotros debamos preocuparnos por ello.