intercambio electrónico de datos

La gestión documental es fundamental en todos los procesos de una organización. Una organización mediana puede llegar a generar más de 2.000 documentos comerciales en un solo día, lo que deja patente la necesidad de automatizar estas tareas si se busca una reducción de los recursos, así como una mayor seguridad y confidencialidad de la información. De hecho, el procesamiento manual de la información no solamente da lugar a errores, sino que esta es muy fácilmente accesible por terceros, lo que lleva a muchos negocios a ser víctimas de diferentes fraudes digitales. Por ello, cada vez es más frecuente ver el uso de soluciones que favorecen el intercambio electrónico de datos en aquellas empresas que buscan más seguridad y agilidad en todos sus procesos comerciales.

¿Qué es el sistema EDI y en qué sectores es de aplicación?

Un sistema de intercambio electrónico de datos, EDI, es un sistema mediante el cual las empresas pueden establecer una comunicación segura entre ellas cuando se trata de compartir documentación confidencial. El sistema EDI no solo sirve para el intercambio de facturas, sino que nos permite intercambiar cualquier tipo de documentación relacionada con nuestra actividad, ya sean informes, procesos comerciales, contratos, documentación relacionada con los empleados, etc. Estas transacciones de documentación se realizan mediante mensajes de EDI basados en unos estándares definidos, los cuales garantizan la seguridad de la información.

Funcionamiento del intercambio electrónico de documentos

Hay dos tipos básicos de transmisión EDI: las conexiones punto a punto y la Red de Valor Añadido (VAN).  

Por un lado, las conexiones punto a punto también se conocen como conexiones directas. Las conexiones directas se dan cuando dos ordenadores o sistemas se conectan entre ellos de forma segura a través de Internet. Todos los protocolos que se usan en estas conexiones son de lo más seguros.

Por otro lado, las conexiones mediante VAN se ejecutan utilizando una red de terceros que gestiona la transmisión de los datos. Esta opción es similar a la de un buzón, donde la información se transmite y solo es accesible por aquellos usuarios autorizados mediante una identificación personal.

Pese a que ambas opciones ofrecen una gran seguridad, además de agilidad y rapidez en los procesos de cualquier empresa, escoger uno u otro dependerá del tamaño de las empresas y de sus necesidades comerciales.

Ventajas de integrar un sistema EDI en la organización

Hay muchas ventajas que se asocian a los sistemas EDI, lo que hace que sean una de las soluciones más buscadas en la actualidad por aquellos que priman la confidencialidad de sus datos y la eficiencia en sus procesos. Pese a que un EDI aportará ventajas muy variadas a cada negocio, hay una serie de ellas que son comunes a todos los sectores.

Ahorro considerable de recursos económicos

El uso de un EDI ofrece una automatización de varios procesos que suelen ser llevados a cabo de forma manual. Estos procesos manuales requieren de muchos recursos, tanto económicos como personales. Por ello, automatizarlos ofrece un ahorro considerable de tiempo y dinero, a la vez que ofrece mayores márgenes comerciales. Además, este ahorro también se puede invertir en recursos para otras áreas de la empresa, lo que permite que esta pueda crecer y expandirse más rápidamente.

Eficacia y productividad

Usar una solución EDI permite que el procesamiento de los documentos empresariales se realice con menos tiempo y con una mayor precisión. Además, estos procesos se llevan a cabo con muchos menos errores, lo que simplifica muchas de las tareas diarias de los negocios y la repetición manual de las mismas.

Información a tiempo real e informes más fiables

La solución EDI puede integrarse dentro de una gran variedad de sistemas de IT implantados en las organizaciones con el fin de gestionar otros procesos. Con esta integración se consigue una mayor recopilación de datos y una mayor visibilidad de estos. Además, el análisis de la información es mucho más simple, lo que permite tomar decisiones comerciales más acertadas, de acuerdo con los datos a tiempo real y las necesidades crecientes de cada negocio.

Experiencias más positivas para los clientes

La ejecución eficiente de las transacciones hace que las relaciones comerciales entre empresas sean mucho más fluidas, efectivas y sin errores. De este modo, se garantiza la entrega de productos y servicios de una forma mucho más rápida y confiable, así como también se garantiza la seguridad en el envío y la recepción de las facturas y otros documentos comerciales.

¿Qué es Vuzoon y cómo ayuda en el intercambio de facturas y documentación?

El procesamiento manual de las facturas es una de las principales fuentes de retrasos en pagos, pérdida de documentos y errores contables. Estos retrasos pueden interferir negativamente en las relaciones comerciales, por lo que es necesario evitarlos tanto como sea posible. Y, una de las mejores maneras de hacerlo, es contar con una solución EDI. Pese a que hay varias de ellas, Vuzoon es una de las que más sobresale por la seguridad y la facilidad de uso que ofrece a sus usuarios.

Vuzoon es una herramienta de intercambio electrónico de documentos gratuito de gran ayuda para las empresas, pues les permite ahorrar tiempo y dinero en la gestión documental, así como ganar seguridad en todas sus comunicaciones.

¿Cómo funciona Vuzoon?

El funcionamiento de Vuzoon es simple, aunque requiere de ciertos pasos obligados para sus usuarios. Seguir estos pasos es lo que garantiza la privacidad y la confidencialidad a la hora de compartir documentación entre empresas. Además, Vuzoon no requiere de ningún tipo de implementación: por lo que se puede empezar a usar una vez la identidad del usuario haya sido verificada

Para hacer uso de Vuzoon, los usuarios no solamente deberán registrarse en su sistema y generar sus claves de acceso, sino que también deberán verificar su identidad. Este proceso se realiza mediante el empleo de un certificado digital o de un DNI electrónico. Este paso es necesario tanto para la parte que emite la documentación como para la parte que la recibe. De este modo, ambas partes están certificadas y se evitan problemas como el phishing y otros delitos digitales. Una vez la identidad haya sido verificada, sus usuarios podrán empezar a generar sus facturas, compartirlas con sus clientes.

Además de crear facturas y compartirlas, con Vuzoon también es posible contar con la información comercial de la empresa a tiempo real. De este modo, los usuarios podrán generar cuantos informes crean necesarios y contar con información actualizada en todo momento.

Vuzoon es, actualmente, una de las soluciones más completas y asequibles que hay en el mercado. Contar con esta herramienta, no simplemente nos permitirá gestionar adecuadamente la documentación de la empresa; también nos evitará retrasos en los pagos y ser víctimas de estafas digitales.