intercambio de facturas

Enviar y gestionar nuestras facturas puede parecer tarea simple, pero si nos paramos a observar la cantidad de errores que cometemos y los retrasos en los pagos que sufrimos, nos daremos cuenta de que no lo es tanto. Hay muchos factores que se deben tener en cuenta a la hora de crear nuestras facturas, así como a la hora de gestionarlas y hacer un seguimiento de ellas. Y, la mejor manera de hacerlo es contar con una buena herramienta de facturación en la nube. Pero, ¿cuáles son las mejores herramientas para evitar estos errores contables? Usar un software de intercambio de facturas es una de las soluciones más seguras y eficaces.

Solución de intercambio de facturas: ¿en qué nos ayuda?

A diferencia de otros métodos que podemos utilizar para enviar nuestras facturas, como el correo electrónico, las herramientas de intercambio de documentación electrónicos son la mejor opción si queremos llevar un control más exhaustivo de nuestras facturas y evitar errores y retrasos en los pagos. Con ellos, no solamente podremos generar nuestras facturas online en cualquier momento y de una forma muy simple, sino que también podremos hacer un seguimiento de ellas y disponer de la máxima seguridad a la hora de enviarlas a nuestros clientes. Hay una gran cantidad de estas herramientas a nuestra disposición, pero no todas nos ofrecen las mismas funcionalidades ni al mismo precio. Por ello, es importante conocerlas bien antes de escoger una de ellas.

¿Qué es Vuzoon y qué ventajas tiene frente al correo electrónico?

Vuzoon es una herramienta de intercambio de documentación electrónico que nos ofrece una gran cantidad de funcionalidades a la hora de gestionar nuestras facturas y no solo en el envío de ellas. Esta es la mayor diferencia entre usar un correo electrónico y Vuzoon. Con el primero, solamente podemos enviar las facturas, por lo que necesitamos otros programas para realizarlas; con el segundo, podemos crearlas, gestionarlas, modificarlas, compartirlas, enviarlas y hacer un seguimiento de cada una de ellas. Sin embargo, esta no es la única ventaja de emplear Vuzoon frente al correo electrónico.

Creación y personalización de las facturas

Como hemos dicho, Vuzoon es una herramienta de lo más completa a la hora de hacer nuestras facturas y es que, con esta herramienta, podremos personalizarlas tanto como sea necesario. Cada negocio tiene unas necesidades diferentes a la hora de facturar por sus servicios y Vuzoon se adapta a todas ellas; podemos crear facturas normales, simplificadas, sin impuestos, con descuentos, etc. Todo está dentro del programa, por lo que nosotros solamente debemos ir introduciendo los datos a la plantilla para que el sistema nos genere las facturas.

Seguimiento de facturas: conoce su estado al momento

Una diferencia significativa entre el uso del correo electrónico y Vuzoon es la posibilidad de hacer el seguimiento de las facturas que emitamos. Con el correo, solo sabremos que hemos enviado la factura, pero no si el cliente la ha recibido o si esta es correcta. Esta falta de control es lo que nos lleva a sufrir muchos retrasos con los pagos.

Con Vuzoon, una vez tengamos la factura creada en el sistema, podremos ver el estado de esta a tiempo real. Cuando emitimos una factura, el programa la pone automáticamente a disposición de nuestro cliente para que este la vea y la pueda gestionar. Hay tres estados por las que nuestra factura puede pasar: enviada, aceptada o rechazada. Una vez hemos compartido nuestra factura, esta pasará a estar marcada como enviada. Si nuestro cliente la da por buena, la factura pasará a estar validada; y, en caso contrario, a rechazada. Así, podremos ver en qué estado se encuentran nuestras facturas en todo momento y si hay alguna modificación que debamos hacer.

Intercambio seguro: evita estafas como el phishing

Otra ventaja que debemos tener en cuenta a la hora de usar Vuzoon es la seguridad que este nos ofrece a la hora de compartir nuestras facturas o cualquier otra documentación con nuestros clientes.

La seguridad que ofrece Vuzoon a la hora de gestionar nuestra documentación es de las más elevadas y es que solo podremos emplear este software una vez hayamos certificado nuestra identidad. Para ello, será necesario usar un DNI electrónico o certificado digital en el momento de darnos de alta en el sistema y crear nuestras credenciales. Y, lo mismo sucede con nuestros clientes: únicamente podrán acceder a las facturas si previamente han verificado su identidad con los mismos medios.

Con Vuzoon, la documentación no sale del sistema, por lo que resulta casi imposible que pueda ser interceptada y modificada por terceras personas, algo que no sucede con el correo electrónico. De este modo, nos evitamos una gran cantidad de problemas relacionados con estafas digitales, como puede ser el phishing.

Histórico de facturas y clasificación

Por último, también merece la pena destacar que, con Vuzoon, podremos tener un histórico de todas las facturas y bien clasificadas por organización, algo que no podremos hacer con el correo electrónico. Por ello, usar esta herramienta es de lo más eficaz a la hora de tener toda la información en un mismo sitio y que sea accesible.

Usar un correo electrónico para enviar facturas y otra documentación empresarial es una de las prácticas más extendidas en nuestra sociedad, lo que ha llevado a una gran cantidad de estafas online de lo más costosas para los negocios. Por este motivo, cada vez son más las organizaciones que empiezan a hacer uso de los EDI como Vuzoon: no solo nos ofrecen la seguridad necesaria para nuestras transacciones comerciales, sino que también nos permiten optimizar todo el proceso de facturación y ahorrar tiempo y dinero.