La facturación es una pieza clave para el buen funcionamiento de cualquier organización, aunque no siempre es fácil realizar correctamente las facturas. No hay un solo tipo de factura, sino que existen varias de ellas, así como también hay varios tipos de IVA que deben ser aplicados de acuerdo con la naturaleza de los productos o servicios ofrecidos. Cometer errores en la aplicación de este impuesto puede conllevar grandes consecuencias, tanto con los clientes como con la Agencia Tributaria.
Concepto y tipos de IVA
El impuesto sobre el valor añadido (IVA), de acuerdo con la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, establece que este es un impuesto indirecto que grava aquellos productos o servicios finales, ya sea en territorio nacional como internacional. Así, este deberá ser aplicado en todas las facturas, a excepción de aquellas actividades que estén exentas de tributar por ello.
Dentro del marco de la misma ley, se establecen 3 tipos de IVA, los cuales deberán ser aplicados atendiendo a la naturaleza del producto, así como de la necesidad que haya de él. A cuanto más necesario sea un producto o servicio, más bajo será el porcentaje de IVA al que estará sujeto.
IVA General: 21 %
El IVA general, el que grava los productos y servicios que no están considerados de primera necesidad, es prácticamente el más usado. Por ejemplo, productos como el tabaco, las bebidas alcohólicas o bien los electrodomésticos, serán gravados por este tipo de IVA.
IVA Reducido: 10 %
El tipo de IVA reducido es del 10 % y hace referencia a todos aquellos productos que, aun no siendo de primera necesidad, sí se consideran esenciales. Productos de higiene, servicios de hostelería o eventos culturales son algunos de los que se gravan con este tipo de IVA.
IVA Superreducido: 4 %
El tipo superreducido de IVA se aplica a todos aquellos productos o servicios que son considerados de primera necesidad. Los más básicos son los alimentos, así como algunos medicamentos.
Aplicación del IVA en las facturas
Cada factura que se hace debe contener el concepto por el que se emite, así como el tipo de IVA que se aplica. Cuando una factura solo hace referencia a un tipo de IVA, se aplicará el que corresponda: general, reducido o el superreducido. Y, cuando una operación esté exenta de tributar por este impuesto, se marcará el 0 %. Sin embargo, a veces, las facturas incluyen varios productos, cada uno de ellos gravado por un tipo diferente, lo que lleva a muchas confusiones y, por ende, a errores contables.
¿Qué sucede cuando se debe aplicar más de un tipo de IVA en una factura?
Cuando se dé el caso de que haya varios productos dentro de una misma factura y estos estén gravados por diferentes tipos de IVA, prevalecerá aquel que sea de aplicación al producto final. Es decir, todos los productos, sin importar el tipo al que estén sujetos, serán gravados con aquel que se corresponda con la actividad comercial.
Así, si un negocio de hostelería debe emitir una factura por una comida, esta se gravará con el tipo reducido del 10 %. Si a esta factura, se le deben añadir otros conceptos gravados con diferente tipo de IVA, como puede ser una bebida alcohólica, esta se seguirá gravando con el 10 % en vez de con el 21 % que es su tipo de referencia. Es decir, se aplicará el tipo de IVA del producto principal a todo el resto que se incluya en la misma factura.
¿Cómo corregir un IVA mal aplicado?: la factura rectificativa
Los errores suceden y, más, en los casos de facturas con varios tipos de IVA. Un IVA mal aplicado siempre traerá consecuencias negativas para la contabilidad de una empresa e, incluso, posibles expedientes administrativos y sanciones por parte de la Agencia Tributaria. Sin embargo, estos errores en la facturación pueden ser subsanados con una factura rectificativa. Una factura rectificativa, como su nombre indica, es aquella que se emite para corregir una factura ordinaria.
A la hora de crear una factura rectificativa, hay unos criterios que se deben seguir:
- Concepto de la factura: este deberá especificar qué factura se rectifica y en qué concepto.
- Variación del importe: al haber una rectificación, debe haber una variación del importe final de la factura que se compensará en la contabilidad.
- Numeración distinta: las facturas rectificativas deben seguir una numeración distinta a la que siguen las facturas ordinarias.
- Datos identificativos: los datos identificativos de proveedor y cliente deben ser completos y específicos.
Una factura rectificativa o, en su caso, una nota de crédito son la única manera en la que se pueden subsanar los errores contables relacionados con la emisión de las facturas: una factura emitida nunca se puede eliminar de los registros contables.
Herramientas de facturación en la nube
Las herramientas de facturación en la nube, como es Vuzoon, ofrecen una mayor facilidad a la hora de crear y de gestionar las facturas. Del mismo modo, ofrecen una mayor seguridad a la hora de compartir documentos comerciales y permiten llevar la contabilidad al día fácilmente: optimizan los recursos destinados al departamento contable.
Además, Vuzoon ofrece la posibilidad de anticipar el pago de las facturas, importar cuantos documentos sean necesarios desde otros programas o aplicaciones y no requiere de ninguna implementación. Así pues, se trata de una herramienta, tan completa como versátil, que se adapta a cualquier negocio sin importar su actividad económica.
Los errores en las facturas pueden ser subsanados, pero ello no quita de que habrá una modificación en los libros contables. Por ello, es importante tener las herramientas adecuadas para evitar, en la medida de lo posible, estos errores.