facturación electrónica

La facturación electrónica es esencial para la digitalización de las organizaciones, pues ofrece una mayor seguridad en todas las transacciones, así como también permite automatizar muchos procesos. El uso de este sistema de facturación implica reducir costes y mejorar la productividad, siendo el resultado un mayor margen comercial. Por este motivo, cada vez son más las organizaciones que están implementando estas herramientas en sus sistemas con el fin de poder explotar al máximo todo su potencial.

¿Desde cuándo es obligatoria la factura electrónica?

Pese a que la factura electrónica aún no es obligatoria para las transacciones entre empresas y particulares, sí lo es para aquellas operaciones llevadas a cabo con la Administración que superen los 5.000 euros. Sin embargo, dada su efectividad, el Gobierno prevé hacerla obligatoria para todos los negocios en un breve plazo de tiempo, habiéndose puesto en marcha varias pruebas en algunas comunidades.

Para ello, se está trabajado en el Anteproyecto de la Ley Crea y Crece, mediante el cual se pretende poner al alcance de las empresas todos aquellos recursos necesarios mediante los cuales puedan digitalizar sus negocios y obtener un mejor rendimiento de estos.

Facturación electrónica: mejoras en los pagos y en la seguridad

Son muchas ya las empresas que han integrado un sistema de facturación electrónica en su día a día, pero siguen siendo muchas también las que no acaban de dar este salto a la digitalización. Los motivos detrás de esta falta de implementación se deben, básicamente, al desconocimiento de las ventajas asociadas al uso de este medio de facturación, así como a la falsa creencia de que es necesario implementar nuevos sistemas dentro de la organización.

Dentro de las ventajas de usar estas herramientas de facturación en la nube, destaca la seguridad que estas aportan por encima de todo. El empleo de estos sistemas implica la necesidad de contar con un certificado digital o DNI electrónico para verificar las identidades de los usuarios. Además, uno de los requisitos de la factura electrónica establecidos por ley es la necesidad de contar con el consentimiento del destinatario de estas.

Del mismo modo, el sistema de facturación electrónico ofrece la posibilidad de tener un mayor control sobre las facturas y evitar, de este modo, problemas con los pagos y reducir la tasa de morosidad.

Por último, es destacable la optimización de los recursos económicos que ofrecen estos programas al departamento de contabilidad; unos recursos que no todas las empresas pueden permitirse. Como consecuencia de la falta de dichos recursos, los errores contables acaban siendo habituales y, como resultado, los retrasos en los pagos. Por ello, automatizar determinados procesos resulta esencial a la hora de evitar errores en el procesamiento manual de la información.

¿Qué es Vuzoon y cómo ayuda en la optimización de la facturación?

Dada la creciente necesidad de implementar la facturación electrónica, cada vez son más las organizaciones que ofrecen estos programas de facturación. Pese a que todos comparten ciertas características, hay algunos más completos que otros. Encontrar el adecuado dependerá de la naturaleza de la actividad económica de las organizaciones, así como de su tamaño.

Vuzoon es una de estas herramientas y es de las más completas, ya que se adapta fácilmente a todo tipo de negocio y a sus operaciones comerciales. Es un programa en la nube, completo y con todas las funcionalidades necesarias para cubrir las necesidades crecientes de los departamentos de contabilidad. Al ser un programa en la nube, Vuzoon no requiere de ninguna implementación: solo es necesario registrarse como usuario para poder empezar a usarlo.

Seguridad en el intercambio de la información

Ante todo, merece la pena destacar la seguridad que este programa aporta a la hora de crear facturas y de compartir cualquier tipo de documentación. Darse de alta en este programa implica la necesidad de verificar las identidades, por lo que todos los usuarios deberán certificarla mediante el uso de un certificado digital o bien mediante el DNI electrónico. De este modo, todos los documentos que se comparten a través de él son solo accesibles por los destinatarios reales de los mismos.

Además, Vuzoon también incluye la verificación de las cuentas bancarias de sus usuarios. Así, las posibilidades de ser víctimas del phishing quedan anuladas, garantizando una mayor seguridad en los pagos.

Digitalización de cualquier documentación comercial

Otra de las ventajas de usar esta herramienta es que ofrece la posibilidad de digitalizar toda la documentación relativa a cada operación comercial. Así, se garantiza una mayor trazabilidad de las facturas y se agilizan todos los pagos. Además, el hecho de tener los datos en un mismo sistema, y tenerlos disponibles a tiempo real, permite tomar decisiones estratégicas mucho más acertadas.

Seguimiento de las facturas emitidas y recibidas

Vuzoon ofrece la posibilidad a sus usuarios de hacer un seguimiento de sus facturas, tanto para aquellas que se emiten como de aquellas que se reciben.

Una vez una factura ha sido puesta a disponibilidad del destinatario, el programa permite ver su estado en tiempo real. Las facturas pueden pasar por tres fases: una factura puede estar pendiente, el cual es el estado por defecto e indica que esta se ha entregado correctamente. El segundo estado es el de “Validada”, lo que implica que esta ha sido revisada y aceptada. Y, por último, una factura también puede ser rechazada por cualquier motivo.

Con este sistema de seguimiento se evitan muchos errores contables, atrasos en los pagos y mejora la comunicación entre los socios.

Liquidez al instante

Una de las características de Vuzoon es la posibilidad de obtener liquidez al instante. A diferencia de otras herramientas, una vez las facturas han sido generadas, los usuarios de esta herramienta pueden acceder a un avance de los pagos. Así, al no tener que esperar al vencimiento de estos, las empresas pueden aligerar su contabilidad; podrán hacer uso del líquido tan pronto como lo necesiten.

Las herramientas de facturación electrónica son esenciales a la hora de optimizar recursos, automatizar tareas y evitar errores contables. No solamente ofrecen una mayor trazabilidad de las facturas, sino que permiten ver la información a tiempo real y tomar mejores decisiones estratégicas.