digitalización de facturas

El procesamiento manual de facturas es una de las principales fuentes de retrasos en pagos, pérdida de documentos y errores contables. Por ello, la digitalización de las facturas es uno de los procedimientos más empleados por todo tipo de empresas en la actualidad. Pese a que hay una gran cantidad de recursos a la hora de digitalizar la información, no todos ellos se adaptan a las necesidades crecientes de las empresas y, por ello, es necesario conocer bien este tipo de herramientas antes de empezar a hacer uso de ellas.

Herramientas de digitalización de facturas

Las empresas disponen de una gran cantidad de programas y aplicaciones con los que digitalizar toda la información generada en sus transacciones comerciales. Sin embargo, no todas ellas aportan el grado de precisión, ni ofrecen las mismas funcionalidades. Por ello, cada negocio deberá valorar cuanto ofrece cada una de estas herramientas y seleccionar la que más se adapte a sus necesidades.

Hay ciertos aspectos para tener en cuenta a la hora de seleccionar una de estas soluciones de digitalización, como puede ser su facilidad de uso y de implementación en todos los procesos de la empresa. Del mismo modo, es interesante valorar cuáles son los recursos en lo que a empresa podrá dejar de invertir con el fin de conseguir más competitividad y márgenes comerciales más amplios.

Escáner de facturas

Un escáner de facturas es una de las formas más simples con las que digitalizar estos documentos. Es un sistema bastante simple, pues se limita, básicamente, a hacer una foto del documento. Pese a ser rápido y poderlo guardar en cualquier dispositivo, este procedimiento no elimina la necesidad de la comprobación ni la gestión manual, por lo que no hay una reducción de recursos como tal. Además, es importante destacar que el documento resultante no está aceptado legalmente, por lo que será necesario guardar el original.

Digitalización certificada

A diferencia de un simple escáner, la digitalización certificada sí ofrece un documento aceptado legalmente, pero sigue no siendo una de las mejores opciones. Es un proceso rápido y simple, pero no acaba de ser funcional, pues hay datos que pueden no capturarse correctamente y, por ende, la verificación manual sigue siendo necesaria.

Usar documentos en formato PDF

El uso de los documentos PDF está de lo más extendido en la actualidad. Sin embargo, tampoco acaba siendo una opción que nos permita acabar con los errores y la gestión manual de las facturas.

Además, otro de los problemas que presenta el empleo del formato PDF es que no se trata de un sistema de gestión documental seguro. Para que la documentación llegue a los destinatarios es necesario que esta se envíe a través de plataformas de correo electrónico, pudiendo caer en manos de terceras personas que la pueden usar con fines poco legítimos.

Creación de facturas digitales – Uso de los EDI

Los EDI, también conocidos como herramientas de intercambio electrónico de documentos, sí son la opción más segura y eficiente a la hora de digitalizar e intercambiar facturas. Son sistemas que permiten automatizar el proceso de creación y gestión de la documentación empresarial, por lo que ofrecen una reducción notoria de los recursos económicos destinados al departamento de facturación. Además, son sistemas que mejoran la comunicación con los clientes al evitar muchos errores, así como también nos permiten extraer datos precisos sobre el estado real de nuestro negocio.

Pese a tener disponibles una gran cantidad de herramientas diseñadas con el fin de digitalizar documentos, las soluciones para el intercambio electrónico de documentos son las más seguras y precisas y, por ende, una de las mejores opciones para las empresas. Dentro de todos los que hay disponibles en el mercado, Vuzoon destaca por sus múltiples ventajas y su facilidad de uso.

¿Cómo funciona Vuzoon?

Vuzoon es una de las soluciones para el intercambio de documentos electrónicos más completa de la actualidad. Ofrece un alto grado de seguridad y se ha diseñado para cubrir las necesidades de cualquier empresa, sin importar su tamaño o su actividad económica.

Para empezar a hacer uso de Vuzoon, los interesados deberán registrarse como usuarios en su sitio web. Durante este proceso, deberán aportar una dirección de correo electrónico válida, así como crear sus credenciales de acceso. Una vez las credenciales estén generadas, los usuarios deberán confirmar su dirección de correo electrónico.

El siguiente paso es la verificación de la identidad. Para ello, los usuarios deberán hacer empleo de un certificado digital o bien de un DNI electrónico. Con este paso, la identidad del usuario queda comprobada y se evitan problemas como la suplantación de identidad. Y, a partir de este momento, ya se puede empezar a hacer facturas y a digitalizar cualquier tipo de documentación.

¿Por qué usar Vuzoon como herramienta de intercambio electrónico de datos?

Una de las mayores ventajas de Vuzoon es, sin duda alguna, la seguridad que ofrece a sus usuarios. Cuando se genera una factura por un usuario verificado, esta queda dentro del sistema a la espera de que el destinatario acceda a ella, quien solo podrá hacerlo una vez haya verificado también su identidad. Esta doble comprobación y el hecho de que los documentos nunca salgan del sistema evita problemas como el phishing y otros delitos digitales.

Otra de las ventajas de usar Vuzoon es que, además de ser muy completa, es una herramienta completamente gratuita: no hay cuotas ni planes de pago, por lo que realmente sí representa una reducción de recursos para la empresa.

La generación de informes de precisión es otra de las ventajas de usar Vuzoon. Al tener toda la documentación digitalizada en el mismo sistema, los usuarios podrán conocer el estado real de sus negocios y valorar qué procesos son más o menos productivos. De este modo, no solamente se pueden tomar decisiones más acertadas, sino que también es más simple reconocer los departamentos a reforzar.

Por último, merece la pena destacar que el uso de Vuzoon permite a las empresas una automatización de las facturas, lo cual evita errores en su creación, así como la necesidad de irlas creando de una en una. De este modo, la relación con los clientes es mucho más ágil y se eliminan retrasos en los pagos.

Digitalizar un negocio es algo que aporta muchos beneficios y no solamente a la hora de crear y gestionar las facturas. Con una buena herramienta, podremos automatizar muchos procesos, evitar errores y disponer de información detallada y a tiempo real de la situación financiera de nuestra empresa.