Firma electrónica

La digitalización de las empresas y de las organizaciones, en general, ha hecho que todos debamos adaptarnos a nuevas formas de realizar las gestiones de nuestro día a día. Además, son muchos los nuevos conceptos que han ido apareciendo, los cuales pueden ser complicados de entender y pueden acabar generando mucha confusión. Unos de estos conceptos son “firma electrónica”, “firma digital” y “firma digitalizada”, los cuales son diferentes, pero suelen usarse como sinónimos entre ellos. Conocer las diferencias entre estos tres tipos de firma es esencial para poder emplearlas adecuadamente, ya que no todas ofrecen los mismos niveles de seguridad.

Firma electrónica: ¿qué es y qué tipos hay?

De acuerdo con el Reglamento (UE) N.º 910/2014, el cual también se conoce como eIDAS, la firma electrónica son los “datos en formato electrónico anejos a otros datos electrónicos o asociados de manera lógica con ellos que utiliza el firmante para firmar.” Es decir, una firma electrónica es un conjunto de datos que acompañan a otra información personal y que tiene como finalidad dar fe de la voluntad de la persona que firma cualquier documento con ella.

Las firmas electrónicas tienen validez jurídica a todos los efectos, aunque es importante destacar que hay tres tipos de firma electrónica diferentes y que no todas tienen la misma seguridad a la hora de usarlas. Así mismo, tampoco pueden garantizar por igual la integridad de los documentos ni la capacidad de identificar al firmante.

Firma electrónica y firma electrónica simple

La firma electrónica simple es la más fácil de usar, aunque con ella no se puede garantizar la identidad de la persona.

Firma electrónica avanzada

La firma avanzada sí puede identificar inequívocamente al firmante y es simple de usar, por lo que suele ser la mejor opción a la hora de hacer uso de estas firmas.

Firma electrónica cualificada

La firma cualificada permite identificar al firmante, pero no es fácil de poder usar y es que esta firma debe hacerse mediante un dispositivo cualificado de creación de firma electrónica. Por ello, el firmante deberá disponer, previamente, de un certificado electrónico.

Firma digital: ¿qué es?

La firma digital implica la aplicación de mecanismos criptográficos al contenido de un mensaje, mediante los cuales dichos mensajes no pueden ser alterados. Así, con este tipo de firma, el firmante demuestra que la información compartida no ha sido modificada. Del mismo modo, con el uso de esta firma se asegura la recepción del mensaje, así como la identidad del emisor.

Así, la firma digital queda englobada dentro de la firma electrónica en sus modalidades de avanzada y cualificada, pero no dentro de la firma electrónica simple. Además, con la firma digital no se da fe de ninguna voluntad, pues su finalidad no es otra que dar mayor seguridad y validez a un documento.

Firma digitalizada: ¿qué es?

La firma digitalizada se considera una firma electrónica simple, por lo que se considera legal a todos los efectos, pero carece de mucha seguridad. De hecho, para entender mejor este concepto, se podría decir que esta firma es la conversión de la firma manuscrita en una imagen. Esta imagen se puede guardar en formato .jpg o png en cualquier dispositivo y ser usada tantas veces como sea necesario. Así, esta firma es fácil de falsificar y no ofrece ninguna garantía de que se corresponda realmente con el firmante o que este dé fe de alguna voluntad.

Así pues, debemos entender que la firma digitalizada y la firma digital están englobadas dentro del concepto de firma electrónica, pero cada una de ellas tiene una seguridad y finalidad diferentes. Por ello, antes de usar una u otra, es esencial conocerlas bien y entender que es lo que valida cada una de ellas.

Uso de las soluciones de intercambio de información electrónica (EDI)

Poder verificar la identidad de los firmantes y garantizar la integridad de la información dentro del mundo empresarial es esencial, pues es la única manera en la que las transacciones sean válidas y se puedan evitar diferentes tipos de estafas digitales.

De hecho, dos de las estafas digitales más usadas son la suplantación de identidad y la modificación ilegal de la documentación. Por ello, cada vez son más las empresas que buscan herramientas con las que evitar las consecuencias de estas prácticas. Y, las más usadas son las soluciones informáticas para el intercambio seguro de información electrónica (EDI).

¿Por qué usar Vuzoon como solución de seguridad documental?

Vuzoon no es solamente una herramienta de facturación en la nube, sino que también incluye todas las características de un EDI con el que se puede compartir todo tipo de información con la mayor seguridad.

A la hora de compartir documentación, como pueden ser las facturas, Vuzoon garantiza a sus usuarios el intercambio directo sin posibilidad de modificación de esta. Así, con Vuzoon se evita que las facturas, o cualquier documentación, pase o pueda caer en manos de terceros para su modificación.

Por otro lado, todos sus usuarios deben verificar su identidad en el proceso de creación de las credenciales de uso. Esto implica que Vuzoon puede garantizar que, tanto los emisores de la documentación como sus receptores, son los reales. De este modo, el problema con la suplantación de identidad también queda eliminado.

Además, Vuzoon es una herramienta completamente gratuita que no requiere de ningún tipo de implementación, por lo que puede ser usada por todo tipo de empresa sin importar su volumen o su naturaleza económica.

La digitalización de la sociedad ha llevado muchos beneficios a todos los niveles de esta; sin embargo, también ha añadido pequeñas complicaciones a la hora de verificar identidades, modificar documentación y propiciar el robo de datos. Por ello, conocer los diferentes mecanismos disponibles para evitar estos problemas es esencial a la hora de asegurar la integridad de los datos, así como la identidad de las personas.