automatizar la recepción de facturas

Automatizar cualquier proceso dentro de un negocio implica una optimización de los recursos, los cuales pueden ser destinados a otros departamentos con el fin de mejorar la productividad y la eficiencia de la empresa. El departamento de contabilidad suele ser uno de los departamentos a los que más recursos se deben destinar y es que las tareas que se llevan a cabo requieren de mucho tiempo y personal. Por ello, hacer uso de una herramienta de intercambio de datos es esencial a la hora de automatizar la recepción de las facturas, así como la gestión de estas.

¿Cómo se pueden recibir las facturas electrónicas?

La recepción de facturas en formato papel y su gestión manual es uno de los principales motivos de retrasos en los pagos, errores contables y pérdida de documentación. Además, es una tarea que malgasta muchos recursos, por lo que suele ser el primer proceso empresarial que se debe automatizar. Para ello, resulta fundamental contar con la ayuda de una herramienta de intercambio de documentos (EDI).

La recepción de las facturas electrónicas puede llevarse a cabo de diferentes maneras, siendo las más comunes el envío por correo electrónico de estas en formato PDF o bien compartirlas a través de una solución de intercambio de información electrónica.

Por un lado, cuando se recibe una factura en formato PDF, esta debe ser descargada y gestionada manualmente. Esta gestión manual, no solo consume recursos, sino que propicia los errores contables. Por otro lado, las facturas también se pueden recibir mediante el uso de un EDI que debe ser compartido entre las partes.

Beneficios de automatizar la recepción de facturas

Automatizar la recepción de facturas mediante el uso de una solución de intercambio de datos electrónico tiene múltiples beneficios, siendo los más destacables:

Ahorro de tiempo y costes

Con la automatización de las facturas se elimina todo el proceso de validación y de introducción de facturas a mano, lo que reduce el tiempo que los trabajadores deben destinar a estas tareas.

Mayor eficiencia

La agilidad de este proceso libera mucho tiempo a los empleados, los cuales pueden dedicarse a otras tareas que puedan mejorar la eficiencia y la productividad de la empresa.

Se evitan errores contables

Al digitalizar las facturas y gestionarlas automáticamente, los errores contables se evitan y, con ello, los problemas a la hora de realizar y recibir los pagos.

Trazabilidad

Con la automatización en la recepción de las facturas, se impide la pérdida de la documentación, a la vez que facilita la comunicación entre los socios del negocio. Así, con el sistema de notificaciones, se puede conocer a tiempo real el estado de la factura y hacer un seguimiento de ella.

Más control

Al tener todas las facturas dentro de un mismo sistema, se obtiene un mayor control en la contabilidad del negocio. Con este sistema, se puede conocer, a tiempo real, el estado de cuentas, así como también generar todo tipo de informes.

Vuzoon: gestión eficaz de la recepción de facturas

Vuzoon es una de las soluciones de intercambio de datos que las empresas tienen a su disposición a la hora de mejorar la gestión de las facturas, tanto de las que se reciben como de las que se generan dentro del sistema. Ofrece todos los beneficios a la hora de automatizar la recepción de las facturas, pero también a la hora de generarlas: menos errores contables, facilidad en la organización de estas, seguimiento y trazabilidad, etc. Sin embargo, esta solución aporta otras muchas ventajas.

Sin implementación

Por sus múltiples funcionalidades, Vuzoon es una herramienta que se adapta a las necesidades y características de todos los negocios, a la vez que no requiere de ningún tipo de implementación. Por ello, Vuzoon se puede empezar a usar desde el primer momento sin necesidad de hacer cambio alguno en la organización del negocio. Para ello, solo será necesario abrir la cuenta de empresa y generar las credenciales personales para poder acceder a sus funcionalidades.

Gratuidad

Otra ventaja de usar esta solución de intercambio de datos es que no representa un sobrecoste para la contabilidad de ninguna empresa, pues es un sistema completamente gratuito.

Seguridad

La seguridad es otra de las características más destacables de Vuzoon, pues permite acabar con estafas digitales como puede ser la suplantación de identidad o el robo de información confidencial. Para ello, Vuzoon obliga a todos sus usuarios a verificar su identidad mediante el uso de un certificado digital o bien un DNI electrónico. Así, cuando se genera un documento y se pone a disposición de un destinatario, ambas partes pueden estar seguras de la validez de este.

Seguimiento flujos contables

Digitalizar toda la documentación relacionada con las transacciones comerciales mediante OCR es otra de las funcionalidades de esta herramienta. Con ella, los usuarios podrán tener toda la documentación de cada transacción comercial dentro de un mismo sistema, por lo que les será mucho más fácil obtener datos e informes sobre la contabilidad a tiempo real.

Financiación de facturas

Vuzoon es la única herramienta que, además de las ventajas ya mencionadas, ofrece financiación a las empresas sin tener que presentar una gran cantidad de información o esperar largos plazos de resolución. Desde el mismo programa, una vez se ha generado una factura, esta pasa a ser financiable y los usuarios podrán disponer del importe sin tener que esperar al vencimiento de esta.

La automatización en la recepción de las facturas es esencial a la hora de ahorrar recursos económicos y reducir los errores contables, los cuales solo llevan a retrasos en los pagos y a complicadas relaciones comerciales Vuzoon es una de las herramientas que ofrece todas las ventajas de la automatización de facturas, a la vez que aporta una mayor seguridad en el intercambio de información y financiación al momento.