tipos de factura electrónica

La factura electrónica es un tipo de factura que funciona del mismo modo en el que lo hace la factura tradicional. Tiene los mismos efectos legales y, mediante ella, se demuestra una compra-venta de bienes o una prestación de servicios. Conocer cuáles son sus requisitos, los tipos de factura electrónica que existen y cómo estas nos permiten ahorrar costes es esencial si se quiere optimizar los recursos económicos de cualquier organización, sea cual sea su naturaleza y actividad económica.

Requisitos de la factura electrónica

El uso de la factura electrónica y su regulación entró en vigor el 30 de noviembre de 2012 mediante el Real Decreto 1619/2012. En este decreto se establecen los criterios que se deben seguir a la hora de emitir las facturas electrónicas, así como las obligaciones de los emisores y de los destinatarios de ellas.

El contenido de este Real Decreto implica una regulación tanto en la obligación de pedir factura, como en el contenido y los requisitos de la factura y sus especificaciones.

Legibilidad de la factura

Cualquier factura electrónica que se emita debe ser legible e incluir toda la información sobre la operación. Esta legibilidad es obligatoria dada la necesidad del procesamiento automático de estas mediante un programa informático.

Autenticidad del origen de la factura

Para autentificar la factura es necesario el empleo de una firma electrónica o bien de un EDI (Intercambiador Electrónico de Datos); además, esta debe contener la identidad tanto de la persona que la emite como la del que la recibe.

Integridad del documento

La integridad del documento implica la garantía de que el contenido no ha sido modificado de ningún modo y que la información contenida en ella es verídica a todos los efectos.

Reducción de costes mediante la factura electrónica

El uso de la factura electrónica repercute directamente en los costes que las organizaciones deben dedicar a estas tareas. Algunos de los aspectos que se deben resaltar a la hora de usar este tipo de facturas son:

  • Reducción de los costes a la hora de gestionarlas: las facturas electrónicas no requieren de una gestión manual por parte de una persona. Hay una gran cantidad de software con los que se pueden automatizar estas tareas.
  • Reducción de los errores contables: al ser un proceso prácticamente automático, se reducen los errores contables, retrasos en los pagos y pérdida de documentación.
  • Acceso rápido a las facturas y a la contabilidad mediante un ERP: cuando las facturas entran en el sistema, estas se clasifican automáticamente, por lo que es mucho más fácil encontrarlas. Del mismo modo, estas facturas se pueden incluir dentro de un ERP, lo que permite tener una contabilidad automatizada a la vez que mejores informes de análisis de datos.

Tipos de factura electrónica

Cuando se habla de la factura electrónica, es fundamental hacer diferencia entre las facturas electrónicas estructuradas y las no estructuradas. Esta diferencia es relevante no solo por el modo en el que estas facturas se procesan, sino también por la diferencia en los costes de emisión y la agilidad a la hora de ser enviadas o compartidas.

Factura electrónica estructurada

En la factura electrónica estructurada la información se genera automáticamente mediante sistemas informáticos. Se realiza con datos etiquetados y estructurados, además de ser de lo más común el uso del lenguaje XML para su generación.

Estas facturas se caracterizan por ser de fácil transmisión electrónica, así como por ser de fácil verificación y tratamiento por parte del destinatario. Así mismo, incluyen el detalle de los datos de cabecera y líneas. El coste aproximado por el procesamiento de cada una de ellas es de 0.75€ – 1.50€.

Factura electrónica no estructurada

Cuando se habla de una factura electrónica no estructurada se hace referencia a una imagen que debe ser procesada con programas de reconocimiento óptico (OCR). Una vez la factura electrónica se ha procesado mediante esta tecnología, se introduce en los sistemas informáticos de los receptores para que estas puedan ser gestionadas.

En la factura no estructurada, el formato y los datos no son estándares. Sin embargo, son de muy fácil emisión mediante programas informáticos: el formato más corriente es el formato en PDF y hay una gran cantidad de programas que permiten generar este tipo de documentos.

Así mismo, este tipo de facturas son de fácil transmisión electrónica. Sin embargo, son mucho más complejas de verificar y de tratar, a la vez que los software de automatización que se requieren son más costosos: el coste estimado de procesamiento de cada factura es de 3.75€ – 5€.

Vuzoon como herramienta de facturación electrónica

Vuzoon es una herramienta específica para la creación y la gestión de las facturas electrónicas: es completa en cuanto a las funcionalidades que integra, así como también en cuanto a la seguridad en el tratamiento de la información comercial.

¿Cómo ayuda Vuzoon en la reducción de costes?

Vuzoon permite automatizar la creación de las facturas, así como su gestión, ya que las clasifica automáticamente por cliente. Con ello, se reduce el tiempo necesario para gestionarlas, así como también se evita la pérdida de documentación y los errores contables.

Además, esta solución de facturación ofrece información a tiempo real de las facturas, tanto para sus emisarios como destinatarios. De este modo, se reducen los retrasos en los pagos y se mejora la comunicación entre socios en las operaciones comerciales.

Por último, es crucial destacar que Vuzoon ofrece la posibilidad de avanzar los pagos de las facturas una vez estas han sido generadas en su sistema. Con ello, las empresas usuarias de esta herramienta de facturación online pueden disponer de líquido sin necesidad de esperar al vencimiento de las facturas.

La optimización de los recursos es fundamental para la expansión de cualquier actividad económica, y la reducción de los costes es el primer paso. La factura electrónica ofrece esta reducción en los costes, así como también garantiza menos errores contables y una mayor seguridad en el intercambio de información.