Agilizar el intercambio de datos mediante un EDI es la manera más rápida con la que se puede digitalizar un negocio. No simplemente se ahorran costes, sino que la productividad y la eficiencia de los diferentes departamentos se ve incrementada. Con un EDI, se pueden automatizar muchas tareas, de modo que los recursos destinados a ellas se puedan reinvertir en otros departamentos, siempre en miras de un mayor crecimiento comercial.
Agilizar el intercambio de datos: ¿qué es y por qué usar un EDI?
Un EDI es una solución con la que los negocios pueden automatizar muchas tareas y digitalizar todos los documentos relacionados con sus transacciones comerciales. Estos sistemas se integran y se adaptan bien a cualquier negocio, sea cual sea su naturaleza.
Las ventajas que ofrecen los EDI a la hora de intercambiar documentación son muchas, entre las que merece la pena destacar la agilidad en el envío y la recepción de los documentos. Si tenemos en cuenta que una organización puede llegar a intercambiar decenas de documentos en un solo día, entenderemos por qué automatizar parte de estas tareas resulta esencial. El EDI nos permitirá enviar los documentos desde el mismo sistema, una vez creados, a la vez que podremos insertar en él aquellos que nos hagan llegar. Así, también se controlan mucho más los gastos, así como los recursos invertidos en cada transacción.
Por otro lado, también merece la pena destacar la seguridad que ofrecen estas herramientas para la información comercial. Mientras que si usamos otras herramientas, como puede ser el correo electrónico, nuestros documentos acaban siendo fáciles de interceptar, con los EDI esto no sucede. Todo se realiza desde una misma plataforma y mediante una verificación de identidad; con ello, se ahorran muchas estafas digitales a la vez que se accede más rápidamente a cualquier información.
Por último, merece la pena destacar que los EDI son fáciles de implementar y que pueden estar compuestos de varios módulos en función de las características de cada negocio. Hay una gran variedad de ellos, por lo que resulta sumamente fácil encontrar el adecuado para cada actividad económica.
Vuzoon como solución EDI: integración fácil en la gestión empresarial
Si hay una herramienta de intercambio de datos electrónicos que merece mucho la pena es Vuzoon. Además, de ser una herramienta que no requiere de implementación, ofrece funcionalidades únicas que no están disponibles en otras soluciones similares. Y, una de ellas es la financiación de las facturas.
Financiación de las facturas y coste cero
Una de las funcionalidades más destacadas de Vuzoon es que permite a sus usuarios obtener financiación de sus facturas al momento.
Cuando uno de sus usuarios crea una factura en el sistema, este le da la opción de pedir un avance de esta. Todo el proceso es rápido y cómodo, sin necesidad de aportar mucha documentación o pasar por largos plazos. Así, cualquier empresa podrá hacer uso de su líquido sin tener que esperar el vencimiento de los plazos, lo que implica una mejora en la gestión de los recursos.
Además, Vuzoon es una herramienta que no cuesta nada, por lo que no supone una carga para las arcas de los negocios. No tiene planes y se puede utilizar desde el primer momento en el que se generan las credenciales de uso.
Seguridad en el intercambio de la información B2B
La seguridad de la información es, sin lugar a duda, uno de los problemas de la era digital en la que se encuentra la sociedad. Pese a que hay muchos sistemas mediante los cuales se pueden enviar y recibir documentos, pocos ofrecen la seguridad de los sistemas EDI. Vuzoon, por ejemplo, garantiza la máxima seguridad en este aspecto, ya que obliga a sus usuarios a verificar su identidad mediante el uso de un certificado digital o de un DNI electrónico.
Además, para que todo sea aún más simple, Vuzoon permite intercambiar los documentos dentro del mismo programa. Cuando sus usuarios generan un documento y lo ponen al alcance de otro usuario, este no sale del sistema, por lo que no hay manera de que pueda ser interceptado por terceras personas.
Organización y automatización de las tareas
Algunas de las tareas de los negocios son muy repetitivas y merman los recursos de las organizaciones. Por ejemplo, cuando se recibe una factura, esta debe ser introducida a mano dentro de los sistemas de contabilidad que usen las empresas. Con Vuzoon, estas tareas se pueden automatizar gracias a la tecnología OCR: bastará con indicar qué factura o documento queremos introducir en el sistema y el OCR hará su lectura. Así, ya no será necesario copiar todos los datos de la factura en formato papel. Y, lo mejor de todo, es que se eliminan los errores contables.
La organización de la documentación también es mucho más simple con un EDI como Vuzoon. Cada vez que se recibe cualquier documento, este lo clasifica automáticamente por empresa. Así, es mucho más fácil encontrar cualquier documento, a la vez que ofrece datos más fiables del negocio.
Seguimiento de las facturas
Son muchas las veces en las que se retrasan los pagos por errores en la documentación. Cuando esto sucede, es necesario ponerse en contacto con los clientes o proveedores con el fin de subsanar estos errores y poder proceder al pago de las facturas. Para minimizar esta problemática, desde Vuzoon se pone al alcance de sus usuarios la funcionalidad de conocer a tiempo real el estado de las facturas. Así, es fácil ver si estas han sido aprobadas, validadas o bien rechazadas. Y, en el último de los casos, permite la modificación de estas para evitar retrasos en los pagos.
La automatización de las tareas, así como la digitalización de cualquier información, es esencial a la hora de mejorar la capacidad productiva de cualquier empresa, así como para tomar decisiones que permitan a los negocios expandirse. Ofrecen seguridad, rapidez y agilidad en todas las gestiones, a la vez que permiten un ahorro considerable de los recursos empresariales.